Cancelar una sesión
Cancela una sesión cuando la clase ya no se va a impartir. Se cancelan todas las reservaciones, cada cliente recibe de vuelta su token o su dinero y una notificación, y la sesión queda en Canceladas.
Qué pasa cuando cancelas una sesión?
Cuando cancelas una sesión:
- Todas las reservaciones activas y en lista de espera se cancelan ✓
- La sesión deja de estar activa definitivamente y no se puede volver a activar ✓
- A cada cliente se le devuelve lo que pagó, sin importar la política de cancelación ✓
- Cada cliente recibe una notificación de que tu estudio canceló la clase ✓
- Si tienes activa la integración con Wellhub o TotalPass, las reservaciones de esas plataformas también se cancelan en la plataforma ✓
Qué se le devuelve a cada cliente, según cómo pagó:
- Con token: el token regresa al mismo paquete del que se tomó, con su misma fecha de vencimiento. Si el cliente reservó con un paquete ilimitado, no hay token que devolver.
- Pago en línea: Nessty le devuelve el monto automáticamente a la forma de pago que usó. Tu estudio cubre la cuota de procesamiento, que no es reembolsable, y esto puede dejar un saldo negativo en tu cuenta.
- Pago manual (efectivo, transferencia u otro): tú debes devolverle el dinero. El reembolso aparece como pendiente para el cliente hasta que confirmes que se lo entregaste. Para confirmarlo, ve a Transacciones, busca al cliente y abre la transacción de esa reservación.
⚠️ Cancelar es una acción definitiva para esa sesión. Si solo quieres que los alumnos no la vean, pero mantener la sesión activa, usa “Ocultar sesión”.
Cómo cancelar una sesión? 📅
- Ve a Sesiones
- Busca la sesión que quieres cancelar
- Haz clic en los tres puntos (···) en la parte superior derecha de la tarjeta
- Selecciona Cancelar
- Lee cómo funcionan los reembolsos en línea, manuales y de tokens, y haz clic en Aceptar
- Revisa el resumen: por cada cliente verás qué se le va a devolver
- Haz clic en Sí, Cancelar sesión
Pueden cancelar una sesión el dueño de la cuenta y los roles Administrador + Administrador de identidades, Administrador y Planeación. Recepción avanzado puede cancelar reservaciones, pero no sesiones.
💡 Si en el resumen te pide cancelar la reservación en Wellhub o TotalPass y tienes la integración activa, no tienes que hacer nada: la reservación se cancela automáticamente en la plataforma.
Qué deberías ver al final?
La sesión quedará cancelada y dejará de estar disponible para reservar. Si tenía reservaciones, se cancelarán y se aplicará el reembolso y la notificación automáticamente ✓
Para encontrarla después, ve a Sesiones y, en la vista Lista, cambia el selector Activas por Canceladas. Al abrirla, en Reservaciones > Cancelada verás a cada cliente con el estado de su token. Si un cliente dice que no ve su token, revisa Reembolsé una clase y mi cliente no ve su token.
¿Cancelar la sesión o solo una reservación?
Cancelar la sesión cancela a todos los clientes y siempre les devuelve lo que pagaron. Si solo necesitas cancelar la reservación de un cliente, cancela esa reservación:
- Busca la reservación. Puedes hacerlo desde la sesión (baja hasta Reservaciones), desde el perfil del cliente (Reservas > Activas) o desde Transacciones (abre la transacción de esa reservación).
- Haz clic en los tres puntos (···) a la derecha de la reservación.
- Selecciona Cancelar.
- Revisa el detalle y haz clic en Sí, Cancelar reservación.
Si cancelas dentro del periodo de cancelación del servicio, el reembolso es automático. Si cancelas fuera de ese periodo, verás el aviso “La reservación se encuentra fuera del periodo de cancelación” y la opción Reembolsar al cliente, que viene apagada. Si la dejas apagada, el cliente no recibe su token ni su dinero; actívala si quieres reembolsarle de todos modos.
Pueden cancelar reservaciones los roles Dueño, Administrador + Administrador de identidades, Administrador y Recepción avanzado.
Solución de problemas
No me aparece la opción “Cancelar”
→ Solo las sesiones que hayan tenido una reservación en la historia pueden ser canceladas. Si esa sesión nunca tuvo reservas, podrás eliminarla. Además, solo pueden cancelar sesiones el dueño de la cuenta y los roles Administrador + Administrador de identidades, Administrador y Planeación.
No encuentro la sesión que cancelé
→ Ve a Sesiones y, en la vista Lista, cambia el selector Activas por Canceladas. El selector no está en la vista Calendario.
Cancelé la sesión y mi cliente no ve su token
→ El token regresa al mismo paquete del que se tomó, con su misma fecha de vencimiento. Si el cliente reservó con un paquete ilimitado, no hay token que devolver. Revisa Reembolsé una clase y mi cliente no ve su token.