¿Qué son los tokens y cómo funcionan?

Un token es el crédito que usan tus clientes para reservar clases en Nessty.

1 token = 1 reserva.

Cada vez que un cliente reserva una clase, se le descuenta un token de su paquete. Así de simple.

Los tokens vienen dentro de un paquete. Cuando un cliente compra un paquete de 10 clases, lo que recibe son 10 tokens que puede usar para reservar.

Los tokens llegan al cliente por dos vías:

Cuando compra un paquete. El paquete define cuántos tokens incluye, su vigencia, el precio y en qué servicios se pueden usar.

Cuando el estudio le asigna uno manualmente. Por ejemplo, cuando le vendes un paquete de 1 token como cortesía.

Cada vez que el cliente reserva una clase, Nessty le descuenta 1 token automáticamente.

Si el cliente tiene varios paquetes que sirven para esa clase, Nessty elige el token por él: primero un token ilimitado y, si no tiene, el del paquete más próximo a vencer. Esto no se puede elegir manualmente.

💡 Así el cliente no gasta sesiones contadas cuando tiene un paquete ilimitado, y las sesiones que están por vencer se usan primero.

Cuando un cliente compra o recibe un paquete, cada token copia lo que el paquete tenía en ese momento: los servicios y sucursales donde se puede usar, la fecha de inicio y de vencimiento, y las restricciones de uso (horario y máximos de reservas). Por eso, al reservar, Nessty revisa el token del cliente, no el paquete como está configurado hoy.

Un token solo sirve para clases dentro de la vigencia de su paquete: no se puede usar en una clase que empieza después de su fecha de vencimiento ni antes de su fecha de inicio. Si un token se devuelve por una cancelación, regresa con estas mismas condiciones y con su misma fecha de vencimiento.

Si después editas el paquete, los tokens activos cambian solo en dos casos: cuando editas los servicios y sucursales (según elijas Agregar o Sincronizar) y cuando cambias las restricciones de uso (de inmediato). El precio, la vigencia y el número de sesiones de los tokens ya vendidos no cambian.

Aquí es donde más dudas surgen. La devolución del token depende completamente de la política de cancelación que tengas configurada en cada servicio.

Si cancela dentro del tiempo permitido: Recupera su token automáticamente ✓

Si cancela fuera del tiempo permitido: Pierde el token.

Por ejemplo: Si tu política de cancelación es de 2 horas antes de la clase:

• Cliente cancela 3 horas antes → Recupera su token ✓
• Cliente cancela 1 hora antes → Pierde su token ✗

Cuando un cliente cancela fuera del tiempo permitido, pasan dos cosas al mismo tiempo:

1. El cliente pierde su token (porque canceló tarde)
2. El lugar se libera en la sesión para que otro cliente pueda reservarlo

Los clientes muchas veces preguntan: "¿Si ya perdí el token, para qué cancelo?"

La respuesta es que cancelar libera el lugar para que alguien más tenga la oportunidad de tomar la clase. Tú como estudio ya cobraste ese lugar (porque el token se perdió) y ahora puedes vender ese mismo lugar otra vez a otro cliente.

💡 En otras palabras: ese lugar se vende dos veces. Una al cliente original que canceló tarde y otra al cliente que reservó después. Esto protege los ingresos de tu estudio cuando alguien cancela fuera de tiempo.

Qué decirle al cliente cuando pregunte:

"Aunque ya no recuperes tu token por cancelar tarde, te pedimos que canceles de todos modos. Así el lugar queda libre y otra persona puede tomar la clase. Tu token ya está perdido por la política, pero al menos alguien más aprovecha el espacio."

Los tokens que no se usen antes de que venza el paquete se pierden.

No se acumulan, no se transfieren a otro paquete y no se devuelven. Por eso es importante que tus clientes entiendan la vigencia de su paquete desde el momento de la compra.

⚠️ Si un cliente reclama tokens perdidos por vencimiento, la política aplica igual para todos. Puedes decidir dar una cortesía caso por caso, pero no es una obligación.

El dinero de tus ventas es siempre de tu estudio, nunca de Nessty. Los tokens no mueven dinero: devolver un token, perderlo o dejar que venza no cambia lo que ya cobraste.

Cuando un cliente paga en línea, el dinero se deposita en la cuenta de Stripe de tu estudio. Stripe se queda con su comisión de procesamiento y Nessty con su tarifa, si tu plan la incluye. Cuando Stripe libera el dinero de pendiente a disponible, se transfiere a tu banco en tu siguiente fecha de corte.

Si el cliente te pagó en efectivo, transferencia u otro método por fuera de Nessty, ese dinero lo recibiste tú directamente.

Si en lugar de devolver un token quieres devolverle dinero a tu cliente, eso es un reembolso y sale de tu saldo disponible. Revisa Devoluciones.

Para revisar cuántos tokens tiene disponibles un cliente:

1. Ve a Clientes
2. Busca al cliente por nombre
3. Entra a su perfil
4. Ve a la sección Paquetes

En Activos verás sus paquetes vigentes con sus tokens disponibles y la fecha de vencimiento de cada uno. En Inactivos están los paquetes que ya vencieron.

Tu cliente también ve sus paquetes separados en Activos e Inactivos.

Sí puedes quitarle tokens a un cliente, aunque no hay un botón para editarlos directamente en su paquete. Según lo que necesites, tienes dos formas:

• Quitarle algunos tokens y que conserve el resto: resérvale sesiones que ya pasaron. Cada reserva descuenta 1 token de su paquete.
• Quitarle todos los tokens para que ya no pueda reservar: cancela el paquete. Tú eliges si le reembolsas o no. Los pasos están en la sección Cancela el paquete de un cliente para que ya no pueda reservar, en este mismo artículo.

Descuenta tokens reservándole sesiones pasadas 📅

Pueden reservar sesiones pasadas el dueño de la cuenta y los roles Administrador + Administrador de identidades, Administrador, Recepción avanzado y Recepción. Planeación e Instructor no pueden reservar.

1. Ve a Sesiones.
2. Donde dice Activas, haz clic y cámbialo a Pasadas.
3. Abre una sesión que ya pasó y haz clic en Reservar.
4. Busca al cliente y sigue los pasos hasta confirmar la reservación. Verás el aviso ¡Esta sesión es en el pasado!: es normal.
5. Repite con otra sesión por cada token que quieras quitarle.

💡 Si la sesión es de esta semana, también puedes entrar al perfil del cliente y hacer clic en Reservar: los días que ya pasaron se marcan con un punto morado. Para sesiones de semanas anteriores, usa Sesiones > Pasadas.

Qué sesión sirve para descontar un token ⚠️

La reserva descuenta un token del paquete solo si:

• La sesión es de un servicio y una sucursal incluidos en el paquete.
• La sesión está dentro del horario permitido del paquete, si el paquete tiene restricciones de horario.
• La sesión no es anterior a la fecha de inicio del paquete, si el paquete tiene una.

Si el cliente tiene varios paquetes, no puedes elegir de cuál se descuenta el token: Nessty usa primero un token ilimitado y, si no hay, el del paquete más próximo a vencer. Si quieres quitarle tokens a otro paquete, o si su paquete es ilimitado, la única opción es cancelarlo.

Cada reserva queda marcada como asistida, así que también suma una asistencia al cliente.

🚨 Descontar tokens así no se puede deshacer. Una vez hecha la reserva, el token no se le regresa al cliente. Además, tu cliente recibe un correo por cada reserva y no puede cancelarla porque la sesión ya pasó. Avísale antes para que no le sorprenda.

Cancelar es la forma de desactivar o inactivar el paquete de un cliente: pierde todos los tokens que no ha usado y ya no puede reservar con ese paquete. Las clases que ya tenía reservadas con ese paquete se mantienen.

Pueden cancelar paquetes los roles Administrador, Administrador + Administrador de identidades y Recepción avanzado. El rol Recepción no puede cancelar paquetes.

1. Ve a Clientes.
2. Busca al cliente y entra a su perfil.
3. En la sección Paquetes, con el filtro Activos, haz clic en los tres puntos (···) del paquete.
4. Selecciona Cancelar paquete. Si el paquete tiene renovación automática, la opción se llama Cancelar ahora.
5. En ¿Qué hacemos con el pago?, elige Reembolso proporcional, Reembolso completo o Sin reembolso. Cada opción muestra el monto que se devolvería.
6. Si quieres, escribe una nota. Queda guardada junto con quién canceló y cuándo.
7. Haz clic en Sí, cancelar paquete.

Reembolso proporcional devuelve la parte del paquete que el cliente no alcanzó a usar. Reembolso completo devuelve todo lo que pagó, sin importar lo usado. Sin reembolso cancela el paquete sin mover dinero; si después decides devolverle algo, hazlo desde la transacción.

Si el paquete no tiene nada que reembolsar, por ejemplo un paquete de cortesía, no verás estas opciones y se cancela sin mover dinero.

🚨 Cancelar un paquete no se puede deshacer. Si eliges un reembolso, la comisión de procesamiento no se devuelve: la cubre tu estudio.

Si el paquete tiene renovación automática, Cancelar ahora también detiene la renovación y cancela el paquete del siguiente periodo si ya se cobró. Si solo quieres que no se le vuelva a cobrar y que termine el periodo que ya pagó, elige Cancelar la renovación. Revisa Paquetes recurrentes.

Para que tengas claro qué responder cuando un cliente te pida algo imposible:

No se pueden transferir tokens entre clientes. Los tokens son personales del cliente que compró el paquete.

No se puede elegir de qué paquete se descuenta un token. Nessty usa primero un token ilimitado y, si no hay, el del paquete más próximo a vencer.

No hay un botón para quitar tokens del paquete de un cliente, pero sí puedes descontarlos: resérvale sesiones que ya pasaron o cancela su paquete. Los pasos están en la sección ¿Cómo le quito tokens a un cliente?, en este mismo artículo.

No se puede devolver un token perdido directamente. Si quieres compensar al cliente, véndele un paquete con 100% de descuento como cortesía. En Personalizar puedes dejarlo en 1 clase y cambiar cuándo termina.

No se puede extender un paquete vencido. Editar vigencia solo funciona con paquetes activos. Si ya venció, la única forma de darle clases es venderle un paquete nuevo.

Los tokens no se pueden usar para invitados. Los invitados siempre se cobran como pago directo. Solo el lugar del titular se descuenta del paquete.